Türkiye’deki Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Belge Yönetimi Politikası Gerekliliği Üzerine Bir Çalışma

Abstract

Kamu kurum ve kuruluşları yasal olarak belgelerini arşive transfer edecekleri noktaya kadar olan süreçte yönetmek zorundadırlar. Etkili belge yönetimi, karar verme süreçlerinin ve kurumsal faaliyetlerin denetlenmesini ve gözden geçirilmesini sağlamakla birlikte kurumdaki bilgi yönetişim uygulamalarının da sağlam olmasını sağlar. Kamu sektörünün kararlarında şeffaf ve hesap verebilir olması gerektiğinden oldukça önemlidir ve karar alma süreçlerinde kullanılan bilgi varlıklarının yönetimi de aynı şekilde şeffaf ve hesap verebilir olmalıdır. Belge yönetimi, tüm çalışanların uygulamaları için kapsamlı bir belge yönetimi politikası ile desteklenmelidir. Bununla birlikte, Türkiye'de belge yönetimi politikalarının oluşturulması pek yaygın değildir. Bu çalışma, kurumsal belge yönetimi politikalarının gerekliliğini incelemekte ve uygulamanın sadece yasal uygunluğu sağlamak için değil, aynı zamanda kamu sektöründeki belge yönetimi profilini yükseltmek için de zorunlu olması gerektiğini savunmaktadır. Bu çalışmada betimleme, doküman incelemesi ve anket tekniği gibi araştırma yöntemleri kullanmıştır. Çalışmanın hipotezi, “Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşları belge yönetimi politikasına sahip olma bakımından yeterli/beklenilen düzeyde değildir” olarak belirlenmiştir. Çalışma kapsamında 120 kamu kurumunda anket çalışması gerçekleştirilmiştir. Çalışma sonucunda kamu kurumlarının çok büyük bir çoğunluğunun belge yönetimi politikalarının olmadığı ve yine çoğunluğunun belge yönetimi politikasına ihtiyaç duyduğu ortaya çıkmıştır.